Via de werkkostenregeling kun je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel geven binnen een vrije ruimte van 1,92% van de fiscale loonsom. Dit betekent dat je tot dit percentage belastingvrij allerlei zaken kunt vergoeden, zoals bedrijfsuitjes, kerstpakketten, thuiswerkvergoedingen en studiekosten. Alles wat je binnen deze vrije ruimte verstrekt, hoef je niet apart te belasten bij je werknemers. Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Wat is de werkkostenregeling precies?

De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die je als werkgever de mogelijkheid geeft om vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel te geven zonder dat zij daar direct belasting over betalen. Je krijgt een vrije ruimte van 1,92% van de totale fiscale loonsom. Binnen deze ruimte kun je allerlei zaken belastingvrij aan je werknemers geven of vergoeden.

Het praktische voordeel is dat je hiermee flexibel kunt inspelen op de wensen van je personeel. Wil je een bedrijfsuitje organiseren, kerstpakketten uitdelen of een fiets van de zaak aanbieden? Dat kan allemaal binnen de werkkostenregeling. Je hoeft niet voor elke vergoeding apart uit te zoeken of het belast moet worden. Je berekent aan het einde van het jaar of je binnen de vrije ruimte bent gebleven.

De regeling werkt als een soort fiscale pot. Alles wat je aan vergoedingen en verstrekkingen geeft, gooi je in die pot. Zolang de totale waarde onder de 1,92% van je loonsom blijft, is er niks aan de hand. Ga je eroverheen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het deel dat boven de vrije ruimte uitkomt.

Welke vergoedingen vallen onder de werkkostenregeling?

Onder de werkkostenregeling vallen allerlei vergoedingen en verstrekkingen die je als werkgever aan je personeel geeft. De meest voorkomende zijn bedrijfsuitjes, kerstpakketten, relatiegeschenken, studiekosten, een fiets van de zaak en thuiswerkvergoedingen. Ook sinterklaascadeaus, personeelsfeesten en sportabonnementen kun je via de WKR regelen.

Denk bijvoorbeeld aan het jaarlijkse personeelsuitje. Organiseer je een dag uit met het team, dan valt dat onder de werkkostenregeling. Hetzelfde geldt voor de kerstpakketten die je in december uitdeelt of de laptop die je aan een medewerker geeft als ze vijf jaar in dienst is. Ook een fiets die je beschikbaar stelt voor woon-werkverkeer hoort hierbij.

Thuiswerkvergoedingen zijn ook populair geworden. Geef je je personeel een vergoeding voor internetkosten of een betere bureaustoel, dan valt dat eveneens onder de WKR. Let wel op dat je hier bewust mee omgaat, want alle vergoedingen samen tellen op tot die 1,92% vrije ruimte.

Studiekosten zijn een ander goed voorbeeld. Betaal je een opleiding of cursus voor een medewerker die niet direct noodzakelijk is voor hun functie, dan gebruik je hiervoor de werkkostenregeling. Denk aan een leiderschapscursus of een taalcursus die niet strikt nodig is maar wel waardevol.

Wat mag je niet via de werkkostenregeling vergoeden?

Niet alles kun je via de werkkostenregeling regelen. Reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer tot €0,23 per kilometer, gereedschappen en computers die nodig zijn voor het werk, en vergoedingen die onder specifieke vrijstellingen vallen, horen niet bij de WKR. Deze hebben hun eigen fiscale behandeling.

De reiskostenvergoeding is een belangrijk punt. Tot €0,23 per kilometer mag je belastingvrij vergoeden zonder dat dit meetelt voor de werkkostenregeling. Dit valt onder een aparte vrijstelling. Ga je daar met je vergoeding overheen, dan moet je het meerdere wel in de WKR opnemen.

Gereedschappen, computers en andere middelen die je personeel nodig heeft om hun werk te doen, vallen ook buiten de WKR. Deze zijn namelijk noodzakelijk voor de functie-uitoefening. Een laptop die een medewerker echt nodig heeft voor zijn werk, tel je dus niet mee in de vrije ruimte. Geef je daarnaast nog een tablet cadeau die niet strikt noodzakelijk is, dan valt die wel onder de werkkostenregeling.

Ook opleidingen die direct gerelateerd zijn aan de functie en noodzakelijk voor het werk vallen buiten de WKR. Denk aan een verplichte VCA-cursus voor bouwvakkers of een bijscholing die wettelijk verplicht is. Deze kun je gewoon vergoeden zonder dat het meetelt.

Hoe bereken je de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

De vrije ruimte bereken je door 1,92% te nemen van je totale fiscale loonsom. De fiscale loonsom is het totaal van alle lonen waarover je loonheffing betaalt. Stel, je hebt een loonsom van €500.000, dan is je vrije ruimte €9.600 (1,92% van €500.000). Tot dit bedrag kun je belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel geven.

Een praktisch voorbeeld: je bedrijf heeft tien medewerkers met een gemiddeld jaarsalaris van €50.000. Je fiscale loonsom is dan €500.000. Je vrije ruimte wordt 1,92% van €500.000, dus €9.600. Je organiseert een bedrijfsuitje van €3.000, deelt kerstpakketten uit voor €2.000 en vergoedt studiekosten voor €4.000. Totaal heb je €9.000 uitgegeven, wat binnen de vrije ruimte van €9.600 blijft.

Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de grens komt. In het voorbeeld hierboven: als je nog eens €1.000 extra had uitgegeven (totaal €10.000), dan zou je €400 over de grens zitten. Daarover betaal je dan 80% eindheffing, dus €320. Dit doe je via je aangifte loonheffingen.

Je berekent dit aan het einde van het kalenderjaar. Gedurende het jaar houd je bij wat je uitgeeft aan vergoedingen en verstrekkingen die onder de WKR vallen. In december maak je de eindafrekening en kijk je of je binnen de vrije ruimte bent gebleven.

Welke administratieve verplichtingen heb je bij de werkkostenregeling?

Bij de werkkostenregeling heb je verschillende administratieve taken. Je moet bijhouden welke vergoedingen en verstrekkingen je aan wie hebt gegeven, wat de waarde ervan is, en of ze onder de WKR vallen. Deze informatie rapporteer je via je aangifte loonheffingen aan de Belastingdienst. Bewaar alle onderliggende documentatie zoals facturen en bonnen.

Praktisch betekent dit dat je een overzicht moet maken van alle vergoedingen en verstrekkingen per medewerker. Dit hoeft niet per maand, maar je moet het wel kunnen aantonen als de Belastingdienst erom vraagt. Houd dus alle facturen bij van het bedrijfsuitje, bonnen van kerstpakketten en andere uitgaven die je via de WKR regelt.

In je aangifte loonheffingen geef je aan het einde van het jaar aan hoeveel je in totaal hebt uitgegeven aan vergoedingen en verstrekkingen binnen de WKR. Je vermeldt ook je fiscale loonsom en berekent of je binnen de vrije ruimte bent gebleven. Zo niet, dan geef je aan hoeveel eindheffing je verschuldigd bent.

Een handige tip: werk met een overzichtelijk systeem waarin je gedurende het jaar alle WKR-uitgaven registreert. Dit voorkomt dat je aan het einde van het jaar alles bij elkaar moet zoeken. Veel administratiesoftware heeft tegenwoordig een aparte module voor de werkkostenregeling, waarmee je dit automatisch kunt bijhouden.

Hoe gebruik je de werkkostenregeling slim als werkgever?

Om de werkkostenregeling slim te gebruiken, plan je vooruit welke vergoedingen en verstrekkingen je wilt geven en bereken je of je binnen de vrije ruimte blijft. Kies bewust voor zaken die je personeel echt waardeert en die bijdragen aan een goed arbeidsvoorwaardenpakket. Spreek de vrije ruimte niet onnodig aan met kleine vergoedingen als je grote plannen hebt later in het jaar.

Begin met het berekenen van je vrije ruimte aan het begin van het jaar. Weet je dat je €10.000 te besteden hebt, maak dan een planning. Wil je een groot personeelsuitje organiseren, een fietsenplan introduceren of extra investeren in opleidingen? Verdeel je budget strategisch over het jaar.

Let ook op het moment waarop je bepaalde vergoedingen geeft. Organiseer je de kerstborrel op je eigen werkvloer in plaats van in een restaurant, dan kun je de vrije ruimte van de WKR sparen voor andere zaken. Een borrel op eigen locatie valt namelijk buiten de werkkostenregeling, terwijl een externe locatie wel meetelt.

Denk ook na over wat je personeel het meest waardeert. Sommige vergoedingen hebben meer impact dan andere. Een fiets van de zaak of een goede thuiswerkvergoeding kan aantrekkelijker zijn dan een duur relatiegeschenk. Gebruik je vrije ruimte voor zaken die echt bijdragen aan de tevredenheid en binding van je medewerkers.

Houd gedurende het jaar bij hoeveel van je vrije ruimte je al hebt gebruikt. Zo voorkom je dat je aan het einde van het jaar over de grens gaat en onverwacht eindheffing moet betalen. Met een goede planning haal je het maximale uit de werkkostenregeling zonder verrassingen.

Bij Hoek en Blok helpen we je graag met het optimaal benutten van de werkkostenregeling. We denken mee over welke vergoedingen het beste passen bij jouw bedrijf en personeel, zorgen dat je administratie op orde is en dat je geen fiscale kansen laat liggen. Zo houd jij de rust en ruimte om te ondernemen, terwijl wij de complexe regelgeving voor je uit handen nemen. Wil je meer weten over hoe wij je kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag samen met je naar de mogelijkheden en helpen je om de werkkostenregeling optimaal in te zetten voor jouw onderneming.

Gerelateerde artikelen

• Wat is innovatiebox en hoe profiteer je ervan?
• 6 redenen om je BTW-administratie uit te besteden
• Wat is internationaal belastingrecht?
• Hoe blijf je op de hoogte van veranderende belastingwetten?
• Kan een belastingadviseur je geld besparen?