De vrije ruimte in de werkkostenregeling is een fiscaal budget dat je als werkgever mag gebruiken om onbelaste vergoedingen en extraatjes aan je medewerkers te geven. Dit budget bedraagt 1,92% over de eerste €400.000 aan loonsom en 1,18% over het meerdere. Je kunt dit gebruiken voor zaken als kerstpakketten, teamuitjes of fietsregelingen zonder dat je of je medewerkers hier belasting over betalen. Ga je over dit budget heen, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

Hoe werkt de vrije ruimte in de werkkostenregeling precies?

De vrije ruimte is een percentage van je totale loonsom dat je mag besteden aan onbelaste arbeidsvoorwaarden voor je personeel. Je berekent dit percentage over het totale brutoloon dat je in een kalenderjaar uitbetaalt aan al je medewerkers. Het eerste schijf van €400.000 aan loonsom geeft je 1,92% vrije ruimte, en alles daarboven 1,18%.

Dit systeem geeft je als werkgever de flexibiliteit om zelf te bepalen welke vergoedingen en extraatjes je binnen dit budget aanbiedt. Je hoeft niet per vergoeding uit te zoeken of deze belast of onbelast is. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft, zijn alle verstrekkingen en vergoedingen die je doet automatisch onbelast voor je medewerkers.

De werkkostenregeling geldt voor het hele kalenderjaar. Aan het einde van het jaar bereken je of je binnen de vrije ruimte bent gebleven. Als je medewerkers in dienst hebt gehad gedurende het hele jaar, tel je hun volledige jaarloon mee. Bij medewerkers die parttime werken of niet het hele jaar in dienst waren, reken je naar rato.

Wat valt er allemaal onder de vrije ruimte?

Binnen de vrije ruimte kun je allerlei extraatjes en vergoedingen aan je medewerkers verstrekken. Denk aan kerstpakketten, relatiegeschenken, teamuitjes, bedrijfsfeesten, cursussen die niet direct werkgerelateerd zijn, sportabonnementen en fietsregelingen. Ook een smartphone die je medewerker privé mag gebruiken, of een laptop voor thuisgebruik vallen hieronder.

Verder kun je vergoedingen geven voor bijvoorbeeld de thuiswerkplek, een vrijwillige aanvullende ziektekostenverzekering, of een verhuiskostenvergoeding. Eigenlijk alles wat je als werkgever aan je medewerkers geeft en wat niet direct noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werk, kun je via de vrije ruimte regelen.

Het mooie van de werkkostenregeling is dat je zelf bepaalt wat je binnen dit budget doet. Wil je liever een groot personeelsfeest organiseren in plaats van kerstpakketten uitdelen? Dat mag. Kies je ervoor om te investeren in een goede fietsregeling? Ook prima. Je kunt strategisch kiezen welke arbeidsvoorwaarden het beste passen bij jouw bedrijf en medewerkers.

Let wel op: sommige zaken tellen niet mee voor de vrije ruimte omdat ze als werkgerelateerde kosten worden gezien. Daarover meer in een volgende sectie.

Hoe bereken je de vrije ruimte voor jouw bedrijf?

Het berekenen van je vrije ruimte begint met het vaststellen van je totale loonsom. Tel alle brutolonen op die je in een kalenderjaar aan je medewerkers hebt uitbetaald. Daarna pas je de percentages toe: 1,92% over de eerste €400.000 en 1,18% over het bedrag daarboven.

Een praktisch voorbeeld maakt dit duidelijk. Stel, je bedrijf heeft een totale loonsom van €500.000. Dan bereken je als volgt: over de eerste €400.000 krijg je 1,92%, dat is €7.680. Over de resterende €100.000 krijg je 1,18%, dat is €1.180. Je totale vrije ruimte bedraagt dan €7.680 + €1.180 = €8.860 voor dat jaar.

Heb je een kleinere loonsom van bijvoorbeeld €200.000? Dan reken je simpelweg 1,92% van €200.000, wat neerkomt op €3.840 aan vrije ruimte. Zo zie je dat de vrije ruimte meeschaalt met de grootte van je bedrijf.

Deze berekening maak je aan het einde van het kalenderjaar, wanneer je de definitieve loonsom kent. Gedurende het jaar is het verstandig om bij te houden hoeveel je al hebt uitgegeven aan vergoedingen en verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen. Zo voorkom je dat je onverwacht over de limiet gaat en alsnog belasting moet betalen.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Ga je over je beschikbare vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat je te veel hebt uitgegeven. Dit is een forse belastingheffing die direct ten laste komt van je bedrijfsresultaat. Je medewerkers merken hier zelf niets van, maar voor jou als ondernemer kan het een flinke kostenpost betekenen.

Een voorbeeld: stel dat je €10.000 hebt uitgegeven aan vergoedingen en verstrekkingen, terwijl je vrije ruimte maar €8.860 bedraagt. Dan heb je €1.140 te veel uitgegeven. Hierover betaal je 80% eindheffing, wat neerkomt op €912 extra belasting. Het extraatje van €1.140 kost je dus uiteindelijk €1.140 + €912 = €2.052.

Daarom is het verstandig om gedurende het jaar goed bij te houden wat je uitgeeft. Zie je dat je tegen het einde van het jaar richting de limiet gaat, dan kun je nog sturen. Misschien stel je een geplande activiteit uit naar volgend jaar, of kijk je of bepaalde vergoedingen ook buiten de werkkostenregeling kunnen vallen.

De eindheffing geef je aan in je aangifte loonheffingen. Dit doe je in januari van het jaar volgend op het kalenderjaar waarin je de vergoedingen hebt verstrekt. Goede administratie is dus belangrijk om precies te kunnen aantonen wat je hebt uitgegeven en waaraan.

Welke vergoedingen vallen buiten de werkkostenregeling?

Niet alles wat je aan je medewerkers verstrekt telt mee voor de vrije ruimte. Werkgerelateerde kosten die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk blijven buiten de werkkostenregeling. Dit scheelt je een hoop ruimte in je budget, want deze vergoedingen kun je gewoon onbelast verstrekken zonder dat het ten koste gaat van je vrije ruimte.

Denk aan reiskosten voor woon-werkverkeer (tot de maximale onbelaste vergoeding), kosten voor gereedschap en werkkleding die echt nodig zijn voor het werk, en opleidingskosten die direct samenhangen met de functie. Ook een telefoonabonnement dat primair voor zakelijk gebruik is, of een laptop die je medewerker nodig heeft om zijn werk te doen, vallen hierbuiten.

Verder zijn er specifieke vrijstellingen zoals de vrijstelling voor tijdelijk verblijf (bijvoorbeeld als een medewerker tijdelijk ergens anders moet werken), de thuiswerkvergoeding tot een bepaald bedrag per dag, en vergoedingen voor representatiekosten. Deze kun je allemaal gewoon verstrekken zonder dat ze meetellen voor de vrije ruimte.

Het onderscheid tussen wat wel en niet meetelt kan soms lastig zijn. Is een cursus direct werkgerelateerd of niet? Moet een medewerker echt een smartphone hebben voor zijn werk of is het vooral een extraatje? In twijfelgevallen is het verstandig om dit goed te documenteren en eventueel advies in te winnen over de fiscale behandeling.

Hoe houd je de vrije ruimte bij tijdens het jaar?

Goede administratie is het halve werk bij de werkkostenregeling. Houd gedurende het jaar bij welke vergoedingen en verstrekkingen je doet die onder de vrije ruimte vallen. Maak een overzicht waarin je per maand of per kwartaal registreert wat je hebt uitgegeven. Zo behoud je grip op je budget en voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar.

Veel salarisadministratiepakketten hebben tegenwoordig functionaliteit om dit automatisch bij te houden. Je kunt hierin aangeven welke kostensoorten meetellen voor de vrije ruimte. Het systeem houdt dan een running total bij, zodat je altijd kunt zien hoeveel ruimte je nog hebt. Werk je met een externe administrateur, vraag dan regelmatig een tussenstand op.

Maak strategische keuzes over wanneer je de vrije ruimte inzet. Organiseer je elk jaar een personeelsfeest? Reken dan vooraf uit wat dit ongeveer kost en reserveer dit bedrag in je planning. Komt er halverwege het jaar een onverwachte kans om iets leuks voor je personeel te doen? Check dan eerst of je nog voldoende vrije ruimte hebt.

Tegen het einde van het jaar kun je nog sturen als je merkt dat je ruimte overhoudt of juist dreigt over te schieten. Heb je nog budget over? Dan kun je bijvoorbeeld nog een extraatje doen voor de feestdagen. Dreig je over de limiet te gaan? Kijk dan of je bepaalde zaken nog kunt uitstellen naar januari, of onderzoek of sommige vergoedingen misschien toch buiten de werkkostenregeling kunnen vallen.

De werkkostenregeling biedt je als werkgever flexibiliteit en vrijheid, maar vraagt wel om bewuste keuzes en goede administratie. Door het jaar heen bij te houden waar je staat, maak je optimaal gebruik van de mogelijkheden zonder onverwachte kosten.

De vrije ruimte in de werkkostenregeling is een waardevol instrument om je medewerkers te waarderen zonder dat dit direct leidt tot belastingheffing. Door goed te berekenen wat je beschikbare ruimte is, strategisch te kiezen welke vergoedingen je inzet, en gedurende het jaar bij te houden waar je staat, haal je het maximale uit deze regeling. Let daarbij goed op welke vergoedingen buiten de werkkostenregeling vallen, zodat je je vrije ruimte niet onnodig belast. Bij Hoek en Blok helpen we ondernemers graag met fiscale vraagstukken zoals de werkkostenregeling, zodat je optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden en voldoet aan alle regelgeving. Heb je vragen over jouw specifieke situatie? Neem contact met ons op, dan denken we graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Hoe werkt BTW bij EU-handel?
• Hoe bereken je vermogensrendementsheffing?
• Zijn belastingadvies kosten aftrekbaar?
• Hoe optimaliseer je je erfbelasting?
• Hoe bereid je je voor op een gesprek met een belastingadviseur?