Als ondernemer houdt u uiteraard nauwlettend toezicht op uw uitgaven, maar bent u zich ervan bewust dat u mogelijk fiscale voordelen onbenut laat? Veel ondernemers missen aftrekposten doordat zij niet op de hoogte zijn van het bestaan ervan, of doordat zij verzuimen deze adequaat te administreren. Het resultaat is dat u meer belasting afdraagt dan strikt noodzakelijk. In dit artikel behandelen wij vijf veelal over het hoofd geziene fiscale aftrekposten voor ondernemers, zodat u uw fiscale voordelen optimaal kunt benutten.

1. Thuiswerkkosten en kantoor aan huis

Verricht u regelmatig werkzaamheden vanuit uw woning? In dat geval kunt u een proportioneel deel van uw woonkosten als zakelijke kosten in aftrek brengen. Dit betreft onder meer een gedeelte van uw huur of hypotheeklasten, energiekosten, waterverbruik, internetaansluiting en de aanschaf van kantoormeubilair. Het gaat hierbij om kosten die u naar rato kunt toerekenen aan uw werkruimte. Indien uw werkkamer bijvoorbeeld 15% van het totale woonoppervlak beslaat, kunt u in beginsel 15% van uw vaste woonlasten als fiscale aftrek ondernemers opgeven.

In de praktijk dient u dit adequaat te kunnen onderbouwen. De Belastingdienst vereist dat uw werkruimte daadwerkelijk als kantoor is ingericht en dat u deze ook feitelijk voor zakelijke doeleinden gebruikt. Leg de situatie fotografisch vast, bewaar aankoopbewijzen van kantoormeubilair en zorg voor een heldere berekening van het percentage dat u claimt. Een veelvoorkomende omissie is dat ondernemers verzuimen deze kosten te administreren, of dat zij achteraf niet kunnen aantonen hoe zij tot hun berekening zijn gekomen.

Let wel: indien u beschikt over een afzonderlijke werkruimte die u uitsluitend zakelijk gebruikt, kunt u doorgaans meer in aftrek brengen dan wanneer u aan de keukentafel werkt. Het is derhalve raadzaam hier zorgvuldig over na te denken en uw administratie op orde te hebben. Deze aftrekposten mkb kunnen op jaarbasis aanzienlijk oplopen.

2. Kleine aanschaffingen onder de grens

Bent u ervan op de hoogte dat u kleine investeringen direct mag aftrekken in plaats van deze over meerdere jaren af te schrijven? De grens voor directe aftrek ligt momenteel bij aanschaffingen tot €450 per stuk. Dit houdt in dat u software, kleine apparatuur, gereedschap, een nieuwe bureaustoel of een externe monitor direct in één keer van de winst mag aftrekken.

Veel ondernemers laten deze fiscale aftrekposten onbenut omdat zij niet onderkennen dat het om zakelijke uitgaven gaat, of omdat zij verzuimen deze aankopen te registreren. Aan het einde van het boekjaar blijkt dan dat er tientallen kleine aankopen zijn gedaan die gezamenlijk een substantieel bedrag vormen. Houd daarom gedurende het gehele jaar bij wat u aanschaft, ook wanneer het om relatief bescheiden bedragen gaat.

Een praktische aanbeveling: maak een aparte map in uw mailbox voor digitale bonnen en scan papieren bonnetjes direct in. Zo voorkomt u dat u aan het einde van het jaar moet zoeken naar bewijsstukken van aankopen die u reeds vergeten bent. Deze vorm van belastingaftrek ondernemer is laagdrempelig, maar wel effectief mits u dit consequent bijhoudt.

3. Zakelijke kilometers die u verzuimt te registreren

De auto is voor veel ondernemers een vanzelfsprekend onderdeel van de bedrijfsvoering, maar de kilometers die u rijdt voor uw onderneming worden vaak niet volledig geregistreerd. Denk aan ritten naar klanten, leveranciers, netwerkevenementen, de bank of de groothandel. Voor elke zakelijke kilometer kunt u een vast bedrag per kilometer in aftrek brengen, en dat cumuleert snel.

Het probleem is dat veel ondernemers uitsluitend de langere ritten registreren en de kortere over het hoofd zien. Een rit van tien minuten naar een leverancier lijkt wellicht verwaarloosbaar, maar indien u dit twintig keer per maand doet, bent u al snel honderden kilometers verder. En die kilometers vertegenwoordigen daadwerkelijk geld in de vorm van fiscaal voordeel.

De oplossing is eenvoudig: registreer uw kilometers consequent. Gebruik een rittenregistratie-applicatie of noteer elke rit in een logboek. Vergeet niet om tevens de datum, bestemming en het doel van de rit te vermelden, aangezien de Belastingdienst wil kunnen vaststellen dat het daadwerkelijk om zakelijke kilometers gaat. Maak er een gewoonte van om dit direct na elke rit te doen, dan verzuimt u het niet en beschikt u aan het einde van het jaar over een volledig overzicht. Dit is een van de meest onderschatte gemiste aftrekposten onder ondernemers.

4. Opleidingen en vakkennis die u ontwikkelt

Als ondernemer dient u zich voortdurend te blijven ontwikkelen om relevant te blijven in uw vakgebied. De kosten die u maakt voor opleidingen, cursussen, vakliteratuur en congressen zijn aftrekbaar als zakelijke kosten. Denk aan een managementtraining, een cursus over nieuwe wetgeving in uw sector, vakbladen, zakelijke publicaties of een brancheconferentie die u bijwoont.

De voorwaarde is dat de opleiding of cursus direct verband houdt met uw bedrijfsvoering of dat deze bijdraagt aan de verbetering van uw zakelijke kennis en vaardigheden. Een cursus persoonlijke ontwikkeling die niet direct gerelateerd is aan uw werk, zal de Belastingdienst vermoedelijk niet accepteren. Een cursus over de nieuwste ontwikkelingen in uw vakgebied, of een training in leidinggeven omdat u personeel in dienst heeft, valt daar echter wel onder.

Veel ondernemers zijn niet op de hoogte van deze fiscale voordelen ondernemer, of zij vinden het lastig om te bepalen wat wel en niet aftrekbaar is. Als richtlijn kunt u aanhouden: indien de kennis die u opdoet direct toepasbaar is in uw bedrijf en u helpt om effectiever te ondernemen, dan is het vermoedelijk aftrekbaar. Bewaar uw facturen en noteer waarom deze opleiding relevant is voor uw onderneming, dan beschikt u altijd over een deugdelijke onderbouwing.

5. Representatiekosten die wel aftrekbaar zijn

Representatiekosten hebben een ongunstige reputatie omdat veel ondernemers veronderstellen dat deze in het geheel niet aftrekbaar zijn. Dit is niet geheel correct. Een deel van uw zakelijke etentjes, relatiegeschenken en netwerkbijeenkomsten is wel degelijk aftrekbaar, mits het daadwerkelijk gaat om zakelijke contacten en niet om privé-aangelegenheden.

De regel is dat representatiekosten voor 75% aftrekbaar zijn in de vennootschapsbelasting. Dit betekent dat indien u een zakelijke lunch heeft met een klant ter waarde van €100, u daarvan €75 mag aftrekken. Voor de BTW geldt echter dat u deze niet kunt terugvorderen op representatiekosten. Zorg ervoor dat u adequaat kunt aantonen dat het om een zakelijke bijeenkomst ging: noteer met wie u dineerde, wat het doel van de ontmoeting was en bewaar het betalingsbewijs.

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers deze kosten niet opgeven omdat zij veronderstellen dat het niet is toegestaan, of omdat zij beducht zijn voor vragen van de Belastingdienst. Zolang u het adequaat documenteert en het daadwerkelijk om zakelijke contacten gaat, is er echter niets op aan te merken. Ook relatiegeschenken tot een bepaalde waarde per relatie per jaar zijn aftrekbaar. Dit is een legitieme vorm van belasting besparen ondernemer die u niet onbenut dient te laten.

Houd grip op uw fiscale voordelen

Indien u alle fiscale aftrekposten die in dit artikel zijn behandeld consequent bijhoudt, kunt u op jaarbasis aanzienlijk belasting besparen. Het verschil tussen een ondernemer die alles nauwgezet administreert en iemand die dat niet doet, kan al snel duizenden euro’s bedragen. En dat is onnodig, aangezien het gaat om geld waar u rechtmatig aanspraak op kunt maken.

De sleutel ligt in een gedegen administratie gedurende het gehele jaar. Wacht niet tot het einde van het jaar om te inventariseren wat u allemaal heeft uitgegeven, maar houd het bij vanaf de eerste dag. Gebruik digitale hulpmiddelen, bewaar bonnetjes direct en maak het uzelf gemakkelijk. Hoe beter uw administratie, hoe kleiner de kans dat u gemiste aftrekposten heeft en hoe meer u kunt profiteren van uw fiscale voordelen ondernemer.

Wij ondersteunen ondernemers graag bij het behouden van grip op hun fiscale situatie. Of het nu gaat om het optimaliseren van uw belastingaangifte, fiscale planning of het waarborgen dat u niets over het hoofd ziet: bij Hoek en Blok denken wij graag met u mee. Want als u zich kunt concentreren op ondernemen, zorgen wij ervoor dat u fiscaal niets misloopt. Wilt u weten hoe u uw belastingteruggave ondernemer kunt maximaliseren? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij u kunnen helpen om optimaal te profiteren van alle fiscale voordelen waar u recht op heeft.

Gerelateerde artikelen

• Hoe doe je aangifte inkomstenbelasting?
• Wat betekent fiscale compliance?
• Wat zijn de BTW-regels voor digitale diensten?
• Wat is een belastingadviseur?
• Wanneer is fiscale planning het meest effectief?