BTW bij import en export werkt fundamenteel anders. Bij import betaal je BTW aan de douane of verwerkt dit via je eigen BTW-aangifte, terwijl je bij export meestal 0% BTW toepast. Dit verschil komt doordat je bij import goederen Nederland inbrengt en bij export juist buiten de Nederlandse markt brengt. Je moet voor beide situaties de juiste documenten bewaren en weten welke regels gelden, zodat je BTW-aangifte klopt en je geen problemen krijgt met de Belastingdienst.

Wat is het verschil tussen BTW bij import en bij export?

Bij import betaal je BTW over goederen die Nederland binnenkomen, terwijl je bij export vaak 0% BTW toepast omdat de goederen Nederland verlaten. Import betekent dat je BTW verschuldigd bent aan de Nederlandse overheid, hetzij direct bij de douane of via je BTW-aangifte. Export daarentegen geeft je het recht om geen BTW te berekenen aan je buitenlandse klant.

Het principe achter dit verschil is simpel. BTW is een verbruiksbelasting die geldt in het land waar de goederen worden gebruikt. Als je goederen importeert, komen die Nederland binnen en worden hier mogelijk verkocht of gebruikt. Daarom moet je BTW betalen. Bij export verlaten de goederen Nederland en worden elders gebruikt, dus hoef je hier geen Nederlandse BTW over te rekenen.

Voor ondernemers betekent dit dat je bij import vaak te maken krijgt met een tijdelijke cashflow-belasting. Je betaalt BTW bij invoer, maar kunt dit later terugvragen via je BTW-aangifte. Bij export heb je dit probleem niet, maar moet je wel goed documenteren dat de goederen daadwerkelijk Nederland hebben verlaten. Anders accepteert de Belastingdienst je 0%-tarief niet.

De administratieve verplichtingen verschillen ook. Bij import heb je te maken met douaneformaliteiten en invoerdocumenten. Bij export moet je exportverklaringen en vrachtdocumenten bewaren. Beide situaties vragen om nauwkeurige administratie, maar de documenten die je nodig hebt zijn anders.

Hoe betaal je BTW bij import uit landen buiten de EU?

Bij import uit landen buiten de EU betaal je invoer-BTW aan de douane op het moment dat de goederen Nederland binnenkomen. De douane berekent de BTW over de waarde van de goederen plus eventuele invoerrechten en transportkosten. Je ontvangt een douaneaangifte en moet betalen voordat je de goederen kunt ophalen of laten verzenden.

Er bestaat ook een verleggingsysteem waarbij je de BTW niet direct aan de douane betaalt, maar verwerkt via je eigen BTW-aangifte. Dit systeem heet artikel 23 verlegd en voorkomt dat je eerst moet betalen en later terugvragen. Je vermeldt dan zowel de verschuldigde BTW als de aftrekbare voorbelasting op dezelfde aangifte, waardoor het effect op je cashflow beperkt blijft.

Om gebruik te maken van het verleggingsysteem moet je een vergunning aanvragen bij de Belastingdienst. Je hebt een EORI-nummer nodig en moet kunnen aantonen dat je administratie op orde is. De Belastingdienst beoordeelt je aanvraag en kijkt of je aan de voorwaarden voldoet. Voor veel ondernemers die regelmatig importeren is deze vergunning waardevol omdat het de administratie vereenvoudigt.

De praktische stappen bij import zijn als volgt. Je douane-expediteur of je eigen douaneafdeling doet aangifte bij de douane. De douane berekent de verschuldigde bedragen en geeft toestemming voor invoer. Je betaalt de BTW direct of verwerkt deze via je vergunning. Vervolgens kun je de goederen in ontvangst nemen en verder distribueren of gebruiken.

Wanneer mag je 0% BTW toepassen bij export?

Je mag 0% BTW toepassen bij export als je goederen levert aan een afnemer buiten de EU en je kunt bewijzen dat de goederen Nederland daadwerkelijk hebben verlaten. Dit bewijs bestaat uit douanedocumenten die aantonen dat de goederen zijn uitgevoerd. Zonder dit bewijs moet je gewoon 21% of 9% BTW berekenen, ook al gaan de goederen naar het buitenland.

De belangrijkste voorwaarde is dus het uitvoerbewijs. Dit kan een douane-exportdocument zijn met een uitvoerstempel, een CMR-vrachtbrief met handtekeningen van vervoerder en ontvanger, of elektronische douanegegevens uit het douanesysteem. Je moet deze documenten bewaren en kunnen overleggen bij een eventuele controle van de Belastingdienst.

Bij leveringen binnen de EU werkt het anders. Daar spreek je niet van export maar van intracommunautaire leveringen. Ook daarbij mag je 0% BTW toepassen, maar dan moet je het BTW-identificatienummer van je afnemer controleren en de levering aangeven op je ICP-opgaaf. De voorwaarden zijn vergelijkbaar maar de administratieve verplichtingen verschillen.

Let op dat het 0%-tarief alleen geldt voor goederen, niet voor diensten. Bij diensten aan buitenlandse afnemers gelden andere regels. Meestal is de dienst dan belast in het land van je afnemer, maar dit hangt af van het type dienst en de status van je klant. Voor fysieke goederen die Nederland verlaten is de regel gelukkig eenduidig: met het juiste bewijs mag je 0% BTW toepassen.

Kun je de BTW op import terugvragen?

Ja, je kunt de BTW die je bij import hebt betaald terugvragen als voorbelasting via je BTW-aangifte. Dit werkt hetzelfde als met andere BTW die je betaalt aan leveranciers. Je vermeldt de betaalde invoer-BTW bij de voorbelasting en verrekent dit met de BTW die je verschuldigd bent over je omzet. Zo krijg je het bedrag terug of verlaag je je af te dragen BTW.

De voorwaarde is dat je de goederen gebruikt voor je BTW-belaste activiteiten. Als je de geïmporteerde goederen doorverkoopt of gebruikt in je bedrijfsvoering, kun je de BTW aftrekken. Gebruik je de goederen voor vrijgestelde activiteiten of privédoeleinden, dan heb je geen recht op aftrek. Dit is dezelfde regel als bij alle voorbelasting.

Het verleggingsysteem maakt dit proces nog eenvoudiger. Je vermeldt de verschuldigde invoer-BTW direct op je BTW-aangifte en trekt deze in dezelfde aangifte ook weer af als voorbelasting. Het netto-effect is dus nul, maar je voldoet wel aan je verplichtingen. Dit voorkomt dat je eerst moet betalen en later terugvragen, wat gunstig is voor je cashflow.

Cashflow-technisch maakt het verschil of je direct aan de douane betaalt of het verleggingsysteem gebruikt. Bij directe betaling aan de douane leg je eerst geld uit en krijg je dit pas terug na indiening van je BTW-aangifte. Dit kan enkele weken tot maanden duren, afhankelijk van je aangifteperiode. Met het verleggingsysteem heb je dit probleem niet omdat de verrekening automatisch plaatsvindt.

Zorg dat je alle documenten bewaart die de invoer en de betaalde BTW aantonen. Dit zijn douaneaangiften, betalingsbewijzen en facturen van je leverancier. Bij controle moet je kunnen laten zien dat je de BTW daadwerkelijk hebt betaald en dat de aftrek terecht is. Goede administratie voorkomt discussies met de Belastingdienst.

Welke administratie moet je bijhouden voor import en export?

Voor import en export moet je specifieke documenten bewaren die bewijzen dat je BTW-behandeling correct is. Bij import zijn dit de douaneaangiften, facturen van je leverancier, betalingsbewijzen van de invoer-BTW en transportdocumenten. Bij export heb je exportverklaringen nodig, CMR-vrachtbrieven, facturen aan je afnemer en eventueel aanvullende documenten die het vertrek van de goederen bewijzen.

De douaneaangifte is het belangrijkste document bij import. Dit toont aan welke goederen je hebt ingevoerd, welke waarde deze hebben en hoeveel BTW je hebt betaald. Bewaar deze documenten minimaal zeven jaar, want de Belastingdienst kan binnen deze periode controles uitvoeren. Zonder deze documenten kun je problemen krijgen met het aftrekken van voorbelasting.

Bij export is het uitvoerbewijs doorslaggevend. Dit kan een elektronisch exportdocument zijn uit het douanesysteem, een CMR-vrachtbrief met handtekeningen of andere documenten die het vertrek bewijzen. Zonder dit bewijs accepteert de Belastingdienst je 0%-tarief niet en moet je alsnog BTW afdragen. Zorg dus dat je deze documenten direct na de export opvraagt en archiveert.

Aanvullende documenten die nuttig zijn: inkoopfacturen die de waarde van de goederen onderbouwen, vervoersdocumenten die de route aantonen, en correspondentie met je afnemer die de bestemming bevestigt. Hoe meer bewijs je hebt, hoe sterker je positie bij een eventuele controle. De Belastingdienst waardeert het als je proactief documenteert.

Organiseer je administratie zo dat je documenten snel kunt vinden. Maak bijvoorbeeld een apart dossier voor elke import of export, met alle relevante documenten bij elkaar. Dit bespaart tijd bij het opstellen van je BTW-aangifte en maakt controles soepeler. Goede administratie is niet alleen een verplichting, maar ook een praktisch hulpmiddel voor je eigen bedrijfsvoering.

Hulp nodig bij BTW op import en export?

BTW bij internationale handel vraagt om nauwkeurigheid en kennis van de regels. Een fout in je aangifte of ontbrekende documenten kunnen leiden tot naheffingen en boetes. Bij Hoek en Blok helpen we ondernemers met alle fiscale vraagstukken, waaronder BTW-aangiften en internationale fiscale kwesties. We zorgen dat je administratie klopt, dat je gebruikmaakt van voordelige regelingen zoals het verleggingsysteem en dat je bij controles goed voorbereid bent.

Wil je zeker weten dat je BTW bij import en export goed regelt? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee en nemen de complexiteit uit handen, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten.

Gerelateerde artikelen

• Hoe optimaliseer je je erfbelasting?
• Hoe controleer je of je aangifte correct is?
• Welke aftrekposten kun je gebruiken?
• Wat is de vennootschapsbelasting tarief in 2025?
• Hoe bereid je voor op BTW-controle?