Onze dochteronderneming QuatroHR geeft in duidelijke taal uitleg over de wijzigingen en laat je aan de hand van een stappenplan zien wat je kunt doen om te voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Vanaf het moment dat je besluit een medewerker in dienst te nemen, ben je voor de Belastingdienst verplicht een aantal zaken bij te houden. De administratieve takenlast neemt dan fors toe. Zo moet je verzekeringen afsluiten voor de nieuwe werknemer, premies en loonbelastingen afdragen aan de Belastingdienst, een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) opstellen, een personeelsdossier aanleggen en natuurlijk een loonadministratie opzetten en bijhouden.
Hoe klein of groot de organisatie: het is van essentieel belang dat de personeelsadministratie tot in de puntjes wordt vastgelegd. Een gedegen personeelsadministratie kenmerkt zich door AVG-proof personeelsdossiers en een strakke registratie van onder meer opleidingen, beoordelingen, verstrekkingen en de administratie van bijvoorbeeld leaseauto’s. Ook maken de verlof- en verzuimadministratie er veelal deel vanuit.
Allerlei geregel
De personeelsadministratie bijhouden staat bij weinig ondernemers bovenaan het lijstje van favoriete bezigheden. Bovendien gaat de tijd voor personeelszaken vaak verloren aan allerlei geregel. Van administreren en archiveren tot aan het bewaken van bijvoorbeeld vrije dagen, contracten, ziektedagen en loondoorbetalingen.
Daar hebben we bij Hoek en Blok wat op gevonden: H@RY – jouw digitale HR-medeweker. H@RY staat symbool voor alle zaken die rondom personeel geregeld dienen te zijn. Het is een compleet online HRM-systeem met geïntegreerde digitale personeelsdossiers en verlofregistratie, met de salarisadministratie als basis. Het betekent een einde aan de ordners met (verouderde) dossiers en de talloze excel-lijstjes die worden gebruikt om verlofdagen, pasjesuitgifte, jubilea en wat al niet meer, bij te houden.
Personeelsadministratie ‘in the cloud’
Bijkomende voordeel is dat H@RY jouw personeelsadministratie veilig ‘in the cloud’ opslaat, zodat het onderhoudsvrij is en je het waar en wanneer je dat wenst, kunt raadplegen via het internet. Datzelfde geldt voor de informatie voor jouw medewerkers. Handboeken, CAO’s, verzuimreglementen en loonstroken zijn 24/7 via een gepersonaliseerd ‘loket’ beschikbaar, zodat iedereen altijd de actuele versie paraat heeft. Ook zijn verstrekkingen als sleutels en toegangspasjes per persoon opgenomen. Hetzelfde geldt voor diploma’s en certificaten als VCA. Je krijgt bovendien automatisch bericht als deze gaan verlopen.
Daarnaast is jouw personeelsadministratie direct AVG-proof. De beveiliging is gewaarborgd en opgeslagen documenten worden automatisch vernietigd bij het bereiken van de wettelijke vernietigingstermijnen.
Kijk, dan houd je tijd over voor zaken die er écht toe doen, zoals talenten werven, focussen op de ontwikkeling van je medewerkers of het vormen van een strategisch HR-beleid. Want als ondernemer focus je je het liefst op de core business van je bedrijf. Daar ligt de winst.